¿Qué importancia tiene el sistema de ordenación documental en una organización?

Los sistemas de gestión documental también permiten seguir el control de accesos y de seguridad de los archivos. Así se puede identificar fácilmente quién ha consultado o modificado un elemento, y evitar que personas no autorizadas accedan al fichero.

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¿Cómo seleccionar todo de una?

Seleccionar todo el texto

1. Haga clic en cualquier parte del documento.
2. Pulse Ctrl+E en el teclado para seleccionar todo el texto en el documento.

¿Cómo marcar un archivo en una carpeta? Para resaltar un elemento en la biblioteca de documentos

Haga clic con el botón derecho en el archivo, carpeta o vínculo que desea resaltar y, a continuación, seleccione Anclar a la parte superior. Nota: Puede resaltar un máximo de 3 elementos por biblioteca, carpeta o vista.

¿Qué es la valoración documental y disposición final de los documentos?

La valoración es un proceso técnico intelectual que consiste en analizar la producción documental de una institución con el propósito de determinar, de una parte, cuáles documentos son necesarios para que la administración pueda cumplir con su misión y las funciones que tiene asignadas y servir a sus destinatarios o ¿Cómo se puede evaluar la gestión documental? Primero hay que revisar la arquitectura de sistemas existente, inventariando las plataformas desktop, de servidores y de red. A continuación deben identificarse los componentes del sistema de proceso de imágenes -estaciones de trabajo, escaners, impresoras, redes y servidores- que tienen que adquirirse o modificarse.

¿Qué elementos participan en la valoración documental?

El análisis de la serie documental debe identificar:

• La legislación, normativa, directrices, etc.
• Los valores primarios de los documentos: administrativo, jurídico o fiscal.
• Las funciones y actividades de la organización.
• Las relaciones entre dichas actividades y procesos y su reflejo documental.

¿Cómo se identifica una serie documental? La denominación de la serie documental, se determina a partir de la función por la cual se crean o reciben los documentos o por el proceso al que pertenece; pero nunca por el medio de almacenamiento, el formato en que fue hecho o el software en el que se gestiona, aun cuando este sea genérico.

¿Qué son las series y subseries documentales?

Subserie Documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquiza e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varía de acuerdo con el trámite de cada asunto. ¿Qué son series y subseries documentales? Las sub-series son un conjunto de unidades de datos que forman parte de una serie mayor, por lo que se jerarquizan e identifican independientemente del conjunto de la serie de la que forman parte por los llamados tipos documentales.

¿Cuál es la necesidad de conservar los documentos?

El almacenamiento de documentos es una parte vital en la gestión de un negocio, ya que es procedimiento de protección, conservación y monitoreo de documentos. Esto permite que estén vigilados de manera óptima, con el objetivo de otorgar la disponibilidad de quien lo requiera a largo plazo.