Hay muchas áreas diferentes de la contabilidad, que utilizan diferentes software.
La mayoría de las pequeñas empresas ven software de contabilidad, como MYOB, Quickbooks y Xero. El software de contabilidad a menudo viene con características especializadas para industrias particulares. Por ejemplo, los pequeños minoristas tienen un software que hace un seguimiento de cada artículo del inventario y está conectado a las cajas electrónicas y a los escáneres de códigos de barras. Los agricultores pueden tener un software vinculado a la maquinaria agrícola para permitir un seguimiento preciso de los cultivos plantados en cada prado.
Las empresas más complejas necesitan un software que pueda realizar un seguimiento detallado de los costes, las ventas, las nóminas y el inventario, aplicar controles como la aprobación de órdenes de compra y preparar informes detallados de contabilidad de costes, como Pronto. El extremo más caro de los grandes programas de contabilidad lo rastrea todo, yendo mucho más allá del límite de la contabilidad tradicional, y se denomina software empresarial o similar. SAP (supuestamente no es una abreviatura de Satan’s Accounting Package) es el más común. Los contables de gestión estratégica (que antes se llamaban simplemente contables de costes o contables de gestión, pero los KPI de algunas personas incluyen el número de palabras de moda por frase) babean por SAP.
Los contables que se especializan en servicios fiscales y empresariales en general utilizan un software de preparación de declaraciones de impuestos que pueden presentar en línea ante las autoridades fiscales. Este software viene con un software de contabilidad básico para que los contables junior puedan recibir maletas de documentos de origen de los clientes, reunir información para preparar un informe financiero y utilizarlo para preparar las declaraciones de impuestos y otras presentaciones requeridas.
Los auditores utilizan software como Caseware que les permite cargar los registros contables de los clientes, comprobar todos los detalles y auditar. El software de auditoría incluye muchas listas de comprobación para firmar y anotar electrónicamente, de modo que los auditores puedan demostrar la comprobación de la existencia, la integridad, la valoración y la divulgación correcta. El software de auditoría es ahora vital porque las cuestiones legales han hecho que la documentación de la auditoría sea más importante que la auditoría.
Los contables que trabajan con la ley, en particular los contables fiscales, también necesitan bases de datos legales que se puedan utilizar para buscar la jurisprudencia y otro material para la ley pertinente.
Los contables que trabajan en la práctica pública suelen trabajar con un software de tiempo y facturación, para que los contables puedan registrar el tiempo dedicado a cada cliente (normalmente en incrementos de 6 minutos), respaldar los honorarios cobrados a los clientes, asignar cualquier reducción de honorarios a un personal concreto para saber a quién culpar, y hacer cumplir los requisitos de eficiencia.
Por lo demás, todos los contables que he visto en este siglo (en 4 continentes) utilizan Excel para todo, desde listas de la compra personales hasta valoraciones complejas, pasando por todo lo anterior cuando el empresario no quería comprar software especializado.